2018 أغسطس 27

تخصيص الميزانية وتخطيط الموارد

المؤلف*
Leonellha Barreto Dillon (seecon international gmbh)
ترجمة وتعريب : مؤسسة( بناء)

المُلخص التنفيذي

إذا كنت أنت أو مؤسستك بصدد اعداد مقترح للتقدم بطلب للحصول على تمويل لتنفيذ مشروع، فهناك عدد من الأقسام سيكون عليك إكمالها. ومع ذلك، ما تدرجه أو لا تدرجه في قسم الميزانية في الطلب الخاص بك يمكن أن يكون الفيصل بين النجاح والفشل. في الأسطر التالية، سوف تجد مبادئ وضع ميزانية، بما في ذلك نوع التكاليف وكيفية حسابها. وعلاوة على ذلك، سوف تجد نصائح حول كيفية إعداد ميزانية ناجحة ونزيهة ومتوازنة، وذلك تماشياً مع الأنشطة الواردة في مقترح المشروع الخاص بك.

 

المزايا
وضع الميزانية هو اختبار ممتاز لكيفية وصف المشروع بوضوح وبشكل كامل (جامعة إيداهو 2010).
تنظيم الميزانية وفقاً للتصنيفات المشاع استخدامها يوفرذلك الوقت والجهد عند تطبيقها على برامج التمويل المختلفة.
توفر الميزانية وسائل لمتابعة الأنشطة المالية للمشروع خلال فترة المشروع.
توفر الميزانية إطاراً للنفقات لتحقيق أهداف المشروع بطريقة فعالة.
سيقلل التخطيط الدقيق للموارد من عدد التغييرات في الميزانية خلال عمر المشروع. أيضاً، يُظْهِر التخطيط الدقيق النزاهة
العيوب
يكلف إعداد الميزانيات الوقت والمال، وفقط في حالات محددة ستناسب فكرة المشروع مع طلبات العروض.
بما أن الميزانية هي تقدير لنفقات المشروع، فهي ليست دقيقة أبداً، وبالتالي يمكن أن تجلب مشاكل أثناء مرحلة التنفيذ.
يمكن أن يؤدي التخطيط المالي الرديء إلى ارتباك الميزانية في خضم العمليات بل وفي إنهاء المشروع بالكامل.
يسبب تخطيط الميزانية غير الواقعي فشلاً في كسب تأييد صناع القرار .

 

يتم تعريف الميزانية بأنماط الإنفاق والإيرادات خلال عمر المشروع (SEAGA 2001) .وبشكل عام، فهي تنبؤ بالتكاليف المحتملة خلال تنفيذ الأنشطة المخطط لها في المشروع.

 

يعتبر التخطيط الواقعي للموارد المالية هو المفتاحَ الرئيسيّ لتنفيذ المشاريع أو البرنامج. كما تساعد الطريقة الاحترافية والواضحة في تخطيط الميزانية على إقناع المستثمرين، ومصارف التنمية والجهات المانحة الوطنية أو الدولية على توفير الموارد المالية   PHILIP    وآخرون 2008.

وعموماً، فإن للميزانية بصورة رئيسية وظيفتان: الأولى  تُقَدِّر, بصورة واقعية قدر الإمكان؛ فتحدد تكلفة إنجاز الأهداف  في مقترح المشروع   .رابط لكتابة مقترح. وستستخدم الوكالات  الراعية تفاصيل الميزانية لتحديد ما إذا كان الاقتراح مجدياً وواقعياً من الناحية الاقتصادية. ثانياً، توفر الميزانية وسائل وسائل المتابعة للمشروع خلال فترة المشروع. وبهذه الطريقة، يمكن تحديد مدى الارتباط الوثيق بين   التقدم الفعلي  نحو تحقيق الأهداف بما يتناسب مع الميزانية المقترحة (جامعة فيرجينيا 2010).

 

يقدم العديد من الرعاة (الممولين أو المانحين)، وخاصة الوكالات الحكومية والمنظمات الدولية، إما نموذجاً (معداً مسبقا)أو شكلاً للميزانية (شكلاً استرشادياً يتم اتباعه عند عمل الميزانية),ولذلك من الضروري  تتبع تعليمات المانح بوضوح. ففي الحقيقة، أولُ شيء يجب عليك القيام به هو قراءة  التعليمات الإرشادية  بعناية بحيث تكون متأكداً من ما تحتاج إلى تضمينه في - أو حذفه من - ميزانيتك.

وفي حال عدم وجود تعليمات ارشادية  محددة لتطوير ميزانيتك، فإن القسم التالي سيساعدك على إعداد ميزانية واقعية ومتزنة

 

 

 

 

Considering all different tasks when allocating the budget can be a challenge… Source: WSP 2004 

Introduction

Factsheet Block Body

A budget is defined as patterns of expenditure and revenue over the life of the project (SEAGA 2001). In general, it is a prediction of the possible costs that will be incurred by carrying out the activities planned in a project. 

Realistic planning of finances is key to the implementation of a project or programme. A professional and transparent approach to budget planning will help convince investors, development banks and national or international donors to make financial resources available (PHILIP et al. 2008).

Considering all different tasks when allocating the budget can be a challenge. Source: WSP (2004)
Considering all different tasks when allocating the budget can be a challenge. Source: WSP (2004)

 

Generally, the budget has mainly two functions. First, it estimates, as realistically as possible, the cost of completing the objectives identified in the project proposal. The sponsoring agencies will use the budget details to determine whether the proposal is economically feasible and realistic. Secondly, the budget provides a means to monitor the project's financial activities over the life of the project. In this way, it is possible to determine how closely the actual progress toward achieving the objectives is being made relative to the proposed budget (UNIVERSITY OF VIRGINIA 2010).

Many sponsors, especially government agencies and international organisations, provide either a form or a format for the budget. It is therefore imperative to follow the donor’s instructions explicitly. In fact, the first thing you should do is read the application guidelines carefully so you are sure of what you need to include — or exclude — in your budget.

In case there is not a specific guideline for the development of your budget, the following section will help you to prepare a realistic and well-balanced budget.

كيف تبدأ؟

Factsheet Block Body

قبل وضع الميزانية، من الضروري الحصول على لمحة عامة عن نوع المدخلات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. فقد تكون التصنيفات  على سبيل المثال (مقتبس من PHILIP وآخرون 2008):

● الموارد البشرية  (مثل الباحثين والاستشاريين والشركاء الآخرين العاملين بدوام)

● تكاليف السفر (مثل تذاكر المواصلات، وبدل وجبات)

● المركبات (مثل الاستئجار، والبنزين، ووقت السائق)

● المعدات (مثل الآلات، وأدوات القياس وغيرها من الأدوات)

● المواد الاستهلاكية التزويد(مثل المواد، والمضخات، والطوب والحاويات)

● المقاولات الفرعية (خدمات وأعمال البناء)

وسيساعدك سرد كل الفئات في أعمدة في تطبيق جدول بيانات (spreadsheet)، مثل إكسل (Excel)، على تنظيم التكاليف الخاصة بك. كما يجب أن تتماشى الميزانية مع الأنشطة المنصوص عليها في خطة العمل، حيث يجب العمل عبر سرديّة المقترح وذلك بتحديد جميع التكاليف المتحمّلة لتنفيذ كل نشاط مخطط له على حده. فمن أجل التحديد المنهجي للنفقات المختلفة، يجب التأكد من سرد كافة الأنشطة في صفوف نفس الجدول (إكسل) ، والتي حددتها مسبقاً لتصنيفات التكاليف.

التطوير الإضافي للميزانية

بمجرد تحديد نوعية النفقات المحتملة في مشروعك تكون الخطوة التالية هي تصنيفها وفقاً لتصنيفات الميزانية القياسية. حيث تنقسم بنود الميزانية بشكل عام إلى تصنيفين: التكاليف المباشرة والتكاليف الغير المباشرة.

وفقاً للمفوضية الأوروبية (EC 2009) "التكاليف المباشرة هي كل التكاليف المؤهلة والمرتبطة مباشرة بالمشروع ويتم تحديدها من قِبَل المستفيدين على هذا النحو وفقاً للمبادئ المحاسبية والقواعد الداخلية المعتادة".

يمكن أن تكون التكاليف المباشرة على النحو التالي:

Factsheet Block Body

·         تكاليف الموظفين: ينبغي أن تعكس مجموع الأجور، بما في ذلك الرواتب مضافاً إليها رسوم الضمان الاجتماعي (أجور العطلات، والمساهمة في صندوق التقاعد والتأمين الصحي، وغيرها). عادةً، يتم احتساب تكاليف الموظفين اما على أساس يومي "أيام العمل" أو شهري "أشهر العمل" للموظفين الصغار ومتوسطي الدرجة والموظفين الكبار. وسيكون عليك تحديد عدد الساعات الإنتاجية لكل موظف سنوياً لحساب الأجر بالساعة مستبعداً الإجازات السنوية والعطل الرسمية وعطلات نهاية الأسبوع والإجازات المرضية.

·         السفر وبدلات الإقامة: أولاً قم بتحديد نفقات السفر التي تسمح بها الجهة المانحة، ثم افصل تكلفة كل رحلة على حدة، على سبيل المثال، تكلفة سفر بالطائرة ذهاباً وإياباً ،الإقامة والوجبات، سيارات الأجرة، التأشيرة، إلخ (جامعة إيداهو 2010). ويمكنك التخطيط لسداد التكاليف لموظفيك على أساس التكاليف الفعلية أو مبلغ مقطوع محدد سلفاً  أو في مدفوعات يومية. ويمكن حساب الأخيرة من خلال إضافة بسيطة للتكاليف المحتملة التي قد يقوم موظف واحد بإنفاقها في يوم واحد (مع إقامة ليلة في فندق وبدون ) خارج  منطقته\ ها  السكنية.

·         المركبات: عادة، سيتم تضمين هذه التكاليف في بند السفر والإقامة. وقد تحتاج للنظر في تكاليف استئجار أو صيانة سيارةٍ لأغراض المشروع. وإذا كنت تخطط لقيادة سيارتك الخاصة، فمن الممكن أن  تطالب بمبلغ معين  لكل مِيل أو كلم.

·         المعدات المعمرة(الرأسمالية/الأصول):  تعتبر أي معدات أو أجهزة من المتوقع بقائها بحالة جيدة بعد فترة انتهاء المشروع أصولاً للشركة أو  معداتٍ رأسمالية. ولدى وكالات التمويل وجهات نظر مختلفة حول شراء وصيانة المعدات، لذلك يجب عليك التأكد من معرفة سياسة الوكالة قبل إدراج مثل هذه التكاليف في ميزانيتك (جامعة إيداهو 2010).

·         المستهلكات واللوازم: وتشمل ما يكفي من المال لتوريد جميع الأنشطة في المشروع. المواد الاستهلاكية  التقليدية  هي الأدوات الكتابية والطباعة، ولوازم الطباعة / الكمبيوتر، والبرمجيات.

التكاليف الغير المباشرة هي كل  التكاليف المؤهلة لتكون كذلك ولكن لا يمكن تحديدها من المستفيدين  بالرغم من ارتباطها المباشر بالمشروع ، ولكن عبر نظامها المحاسبي الخاص بها يمكن تحديد علاقتها بالتكاليف المباشرة للمشروع    (EC 2009). التكاليف غير المباشرة، وتسمى أيضاً النفقات العامة، هي تكلفة المرافق والتكاليف الإدارية، وعادة ما تكون تكاليف تشغيل وصيانة المباني (فواتير الكهرباء /الغاز /الماء) والأرضيات والمعدات، والاستهلاك، والرواتب الإدارية العامة والإدارات والمصروفات وتكاليف المكتبة. وعادة ما توضع قواعد لتحديد النفقات العامة في برنامج التمويل من قِبَل الجهة المانحة، لذا يجب التأكد من معرفة ما هي النسبة المئوية، إن وجدت، التي يسمح بها مصدر التمويل للتكاليف غير المباشرة، وتحديد أي جزء من ميزانيتك تنطبق عليه النسبة (EPA 2010). أحياناً تكون نسبة التكاليف غير المباشرة هي النسبة المئوية لمجموع التكاليف المباشرة، أو لتكاليف الموظفين، أو لبند الرواتب والأجور وحدها.

عند تحديد المعدل الفعلي للتكاليف المتصلة بالعمل الخاص بك، يجب ان تكون واقعيا قدر الإمكان. ومن المهم أن يتم تصنيف .الميزانية  بالتعاون الوثيق  مع موظفي الإدارة المالية، لتحصل على أرقام واقعية
 

 

المجموع

إجمالي المطلوب

الإجمالي المنطبق

مجموع هذه المنحة

$100,671.12

$78,362.62

$22,308.50

 الموظفيين

 

 

 

الرواتب والأجور

44,950.00

43,200.00

6,750.00

  المزايا الإضافية

12,148.62

10,479.12

1,669.50

 

 

 

 

  غير الموظفين

$38,572.50

$24,683.50

$13889.00

الاستشاريين وخدمات العقود

15,664.00

4,800.00

10,864.00

 المعدات

7,710.00

7,085.00

62

.00

 اللوازم

1,287.00

1,287.00

- 0 -

 السفر

1,761.00

1,761.00

- 0 -

تكاليف اخرى

12200.00

9,800.00

2400.00

 

شكل الميزانية عادة ثلاثة أجزاء: (I) تكاليف الموظفين، و (الثاني) تكاليف غير الموظفين، (الثالث) التكاليف غير المباشرة المصدر: EPA (2010)   :http://www.epa.gov/ogd/recipient/tips.htm

مزيد من النصائح لتطوير ميزانيتك:

Factsheet Block Body
  •     من المهم أن تكون الميزانية واقعية، وإلا فإن الجهة المانحة لن تأخذها مأخذ الجد. من ناحية أخرى، قد يؤدي تقليل الميزانية إلى طريق مسدود أو حتى إلى إنهاءٍ كاملٍ للأنشطة في خضَمّ تنفيذها (PHILIP وآخرون 2008).
  •       قبل إعداد الميزانية، قم بتحديد المبلغ الإجمالي المناسب لطلب التمويل. عادةً ما تخبرك المبادئ التوجيهية بالحد الأقصى للمبلغ المسموح به. اطلب الحد الأقصى إذا أمكنك أن تبرر ذلك، ولكن لا تطلب أبداً مبلغاً يزيد عما يسمح به البرنامج (جامعة إيداهو 2010).
  •       يجب أن تكون الأرقام محددة. وتقريب بند إلى أقرب ألف دولار لا يبعث على الثقة. فهذا يوحي أيضاً أنك لم  تعمل جيدا على  إعداد الميزانية الخاصة بك (EPA 2010).
  •       التخطيط الخاص بك ينبغي أن  يضع في الاعتبار حصول تغييرات. على سبيل المثال، ستحدث زيادة في تكلفة المعيشة قبل بدء المنحة. في هذه الحالة، يجب أن تضع الرواتب بناءً على زيادة الرواتب (EPA 2010).
  •      تتطلب بعض الجهات المانحة أن تتحمل مؤسسة مقدم الطلب جزءاً من تكلفة المشروع. عندما تكون هناك حاجة لتقاسم التكاليف ولا يتم تحديدها، تكون نسبة 5 إلى 10٪ مقبولةً (EPA 2010). عادة يتم توفيرها بتعهد جزءٍ من رواتب الموظفين وفي بعض الحالات، تكون على شكل تكاليف غير مباشرة. لذلك، لا تنسى أن تدرجها في الدعم العيني ومطابقة الإيرادات، حيثما كان ذلك مناسباً.

 

Want to stay informed? Subscribe to the SSWM newsletter!
التطيبق

يتم إعداد الميزانيات جنباً إلى جنب مع تطوير مقترح المشروع؛ لذا فهي قابلة للتطبيق في كل دورة للمشروع.

المراجع

Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM) Part III: Engaging in IWRM – Practical Steps and Tools for Local Governments

The set of materials entitled “Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM)” aims to assist Local Governments with active participation in IWRM. The materials are primarily targeted at local government officials, but are considered equally useful for individuals and organisations that work with local governments in the management of water resources.

PHILIP, R. ANTON, B. BONJEAN, M. BROMLEY, J. COX, D. SMITS, S. SULLIVAN, C. A. NIEKERK, K. van CHONGUICA, E. MONGGAE, F. NYAGWAMBO, L. PULE, R. BERRAONDO LOEPEZ, M. (2008): Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM) Part III: Engaging in IWRM – Practical Steps and Tools for Local Governments. Freiburg: ICLEI European Secretariat GmbH URL [Accessed: 17.04.2012]
قراءات أخرى

دليل إعداد الموازنات التخطيطة و خطط و موازنة التشغيل و الصيانة لشركات مياه الشرب و الصرف الصحي. مصر.

ويتناول هذه الكتاب مفهوم الموازنات التخطيطية وتعريفها والهدف من إعدادها والوظائف المختلفة للموازنات التخطيطية ومزاياها ومعوقاتها فضلا عن الفرق بين الموازنة والمركز المالي كما يتطرق هذا الكتاب إلى أنواع الموازنات التخطيطية وقواعد وخطوات إعدادها وكذلك العوامل الأساسية التي تتحكم في هذا الإعداد ويتطرق أيضا إلى التقسيمات المختلفة للموازنة وقواعد وأسس إعدادها ثم القوائم المالية والحسابات التحليلية وكذلك مجموعة من النماذج التي تساعد في إعداد هذه الموازنات.

الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية (2011): دليل إعداد الموازنات التخطيطة و خطط و موازنة التشغيل و الصيانة لشركات مياه الشرب و الصرف الصحي. مصر.. URL [Accessed: 30.08.2017]

Language: Arabic

الدليل الأساسي للمنظمات الغير الحكومية في ادارة المنح المقدمة من الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية .

يعتبر الدليل الأ ساسي للمنظمات غير الحكومية في إدارة المنحة المقدمة من USAID أحد جوانب المساعدة الفنية (TA) التي يقدمها برنامج CAP لإعانة المنظمات غير الحكومية في إدارة المنح التي تقدمها الحكومة الأمريكية بكفاءة وفعالية. ويسعى برنامج CAP إلى تعزيز أداء المنظمات غير الحكومية وارتباطها بالمجتمعات المحلية من خلال هذا الدليل، والتدريبات، و أنشطة بناء المهارات، وموقع www.NGOConnect.Net الذي يعد مصدر اً وو سيلة لتبادل المعلومات بين العاملين في مجال التنمية الدولية

الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية (2010): الدليل الأساسي للمنظمات الغير الحكومية في ادارة المنح المقدمة من الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية .. URL [Accessed: 30.08.2017]

Language: Arabic

الدليل الميسر في كتابة مقترحات المشاريع وتجنيد الأموال للمؤسسات الأهلية, بتمويل من المؤسسة الالمانية للتنمية ,فلسطين.

المؤسسة الالمانية للتنمية ,فلسطين (2010): الدليل الميسر في كتابة مقترحات المشاريع وتجنيد الأموال للمؤسسات الأهلية, بتمويل من المؤسسة الالمانية للتنمية ,فلسطين.. URL [Accessed: 30.08.2017]

Language: Arabic

Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM) Part III: Engaging in IWRM – Practical Steps and Tools for Local Governments

The set of materials entitled “Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM)” aims to assist Local Governments with active participation in IWRM. The materials are primarily targeted at local government officials, but are considered equally useful for individuals and organisations that work with local governments in the management of water resources.

PHILIP, R. ANTON, B. BONJEAN, M. BROMLEY, J. COX, D. SMITS, S. SULLIVAN, C. A. NIEKERK, K. van CHONGUICA, E. MONGGAE, F. NYAGWAMBO, L. PULE, R. BERRAONDO LOEPEZ, M. (2008): Local Government and Integrated Water Resources Management (IWRM) Part III: Engaging in IWRM – Practical Steps and Tools for Local Governments. Freiburg: ICLEI European Secretariat GmbH URL [Accessed: 17.04.2012]

Assessing Sanitation Service Levels

The purpose of this working paper is to set out sanitation service levels to be applied as an analytical tool for WASH-Cost research on the disaggregated unit costs of water, sanitation and hygiene services. It should be read together with Working Paper 2: "Ladders for assessing and costing water service delivery", which introduces the concept of service levels, service level indicators and the use of ladders as a metaphor and a means to differentiate between broad levels of service. Both are working documents of the WASHCost team, aimed at providing a framework for data analysis to be used and tested by WASH-Cost.

POTTER, A. KLUTSE, A. SNEHALATHA, M. BATCHELOR, C. UANDELA, A. NAAFS, A. FONSECA, C. MORIARTY, P. (2011): Assessing Sanitation Service Levels. (= Wash Cost Working Paper , 3 ). Delft: International Water and Sanitation Centre (IRC) URL [Accessed: 21.06.2019]

Cost-based Decision Support Tools for Water and Sanitation

This working paper provides an overview of Decision Support Tools (DSTs) using disaggregated costs in the water and sanitation sector. The DSTs have been developed by international organisations for planning and budgeting interventions in low income settings. It highlights the disaggregated costs used for each tool and makes recommendations for matching them to practitioners’ needs and capacities.

FONSECA, C. DUBE, A. VERHOEVEN, J. (2011): Cost-based Decision Support Tools for Water and Sanitation. (= Wash Cost Working Paper , 4 ). The Hague: International Water and Sanitation Centre (IRC) URL [Accessed: 21.06.2019]

100 percent Access by Design

This Practice Note from WSUP (Water and Sanitation for the Urban Poor) describes an Excel-based financial analysis tool which generates reliable costings of different options for achieving 100% sanitation access across low-income and non-low-income areas.

WSUP (2013): 100 percent Access by Design . A Financial Tool for Urban Sanitation. (= Practice Note, PN#009, MAY 2013 ). London: Water and Sanitation for the Urban Poor (WSUP) URL [Accessed: 18.06.2019]

Applying the Life-Cycle Costs Approach to Sanitation

This briefing note presents an application of the life-cycle costs approach (LCCA) to sanitation in rural and peri-urban areas in four different countries— Andhra Pradesh (India), Burkina Faso, Ghana, and Mozambique. The document compares the differences between the financial costs of traditional and improved latrines, and the quality of service delivered to users.

IRC (2011): Applying the Life-Cycle Costs Approach to Sanitation. (= Briefing Note , 3 ). The Hague: International Water and Sanitation Center (IRC) URL [Accessed: 18.06.2019]
حالات دراسية

Business models for delegated management of local water services: experience from Naivasha (Kenya)

This Topic Brief describes a business model for delegated management of local water services, recently developed with WSUP support in the Kenyan Rift Valley town of Naivasha. This business model is designed to ensure affordable but high-quality services for consumers, profitability for the operators, and sufficient revenues for sustainable asset maintenance.

NORMAN, G. PARKER, S. WSUP (2011): Business models for delegated management of local water services: experience from Naivasha (Kenya). (= Topic Brief , 2 ). London: Water & Sanitation for the Urban Poor (WSUP) URL [Accessed: 19.06.2019]
مواد تدريبية

Finance Policies and Procedures Manual

This manual is part of a Utility Management Series for Small Towns. This volume is intended to provide guidance to those engaged in execution of finance and accounts function in water utilities for systematic and consistency in their financial work. The manual comprises of methods and measurers adopted by a utility to safeguard its assets, secure the accuracy and reliability of its accounting data and promote operational efficiency. The manual also provides an introduction to finance policies and procedures, role of key officers in financing and accounting functions, how to budget and dealing with various financial transactions. Demonstrates how internal accounting control extends beyond internal checking, internal audit and other matters relating directly to the accounting functions.

UN-HABITAT (2013): Finance Policies and Procedures Manual. Nairobi: UN-HABITAT URL [Accessed: 28.03.2013]

Alternative Versions to