تخصيص الميزانية وتخطيط الموارد

A budget is defined as patterns of expenditure and revenue over the life of the project (SEAGA 2001). In general, it is a prediction of the possible costs that will be incurred by carrying out the activities planned in a project. 

Realistic planning of finances is key to the implementation of a project or programme. A professional and transparent approach to budget planning will help convince investors, development banks and national or international donors to make financial resources available (PHILIP et al. 2008).

Generally, the budget has mainly two functions. First, it estimates, as realistically as possible, the cost of completing the objectives identified in the project proposal. The sponsoring agencies will use the budget details to determine whether the proposal is economically feasible and realistic. Secondly, the budget provides a means to monitor the project's financial activities over the life of the project. In this way, it is possible to determine how closely the actual progress toward achieving the objectives is being made relative to the proposed budget (UNIVERSITY OF VIRGINIA 2010).

Many sponsors, especially government agencies and international organisations, provide either a form or a format for the budget. It is therefore imperative to follow the donor’s instructions explicitly. In fact, the first thing you should do is read the application guidelines carefully so you are sure of what you need to include — or exclude — in your budget.

In case there is not a specific guideline for the development of your budget, the following section will help you to prepare a realistic and well-balanced budget.

قبل وضع الميزانية، من الضروري الحصول على لمحة عامة عن نوع المدخلات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. فقد تكون التصنيفات  على سبيل المثال (مقتبس من PHILIP وآخرون 2008):

● الموارد البشرية  (مثل الباحثين والاستشاريين والشركاء الآخرين العاملين بدوام)

● تكاليف السفر (مثل تذاكر المواصلات، وبدل وجبات)

● المركبات (مثل الاستئجار، والبنزين، ووقت السائق)

● المعدات (مثل الآلات، وأدوات القياس وغيرها من الأدوات)

● المواد الاستهلاكية التزويد(مثل المواد، والمضخات، والطوب والحاويات)

● المقاولات الفرعية (خدمات وأعمال البناء)

وسيساعدك سرد كل الفئات في أعمدة في تطبيق جدول بيانات (spreadsheet)، مثل إكسل (Excel)، على تنظيم التكاليف الخاصة بك. كما يجب أن تتماشى الميزانية مع الأنشطة المنصوص عليها في خطة العمل، حيث يجب العمل عبر سرديّة المقترح وذلك بتحديد جميع التكاليف المتحمّلة لتنفيذ كل نشاط مخطط له على حده. فمن أجل التحديد المنهجي للنفقات المختلفة، يجب التأكد من سرد كافة الأنشطة في صفوف نفس الجدول (إكسل) ، والتي حددتها مسبقاً لتصنيفات التكاليف.

التطوير الإضافي للميزانية

بمجرد تحديد نوعية النفقات المحتملة في مشروعك تكون الخطوة التالية هي تصنيفها وفقاً لتصنيفات الميزانية القياسية. حيث تنقسم بنود الميزانية بشكل عام إلى تصنيفين: التكاليف المباشرة والتكاليف الغير المباشرة.

وفقاً للمفوضية الأوروبية (EC 2009) "التكاليف المباشرة هي كل التكاليف المؤهلة والمرتبطة مباشرة بالمشروع ويتم تحديدها من قِبَل المستفيدين على هذا النحو وفقاً للمبادئ المحاسبية والقواعد الداخلية المعتادة".

·         تكاليف الموظفين: ينبغي أن تعكس مجموع الأجور، بما في ذلك الرواتب مضافاً إليها رسوم الضمان الاجتماعي (أجور العطلات، والمساهمة في صندوق التقاعد والتأمين الصحي، وغيرها). عادةً، يتم احتساب تكاليف الموظفين اما على أساس يومي "أيام العمل" أو شهري "أشهر العمل" للموظفين الصغار ومتوسطي الدرجة والموظفين الكبار. وسيكون عليك تحديد عدد الساعات الإنتاجية لكل موظف سنوياً لحساب الأجر بالساعة مستبعداً الإجازات السنوية والعطل الرسمية وعطلات نهاية الأسبوع والإجازات المرضية.

·         السفر وبدلات الإقامة: أولاً قم بتحديد نفقات السفر التي تسمح بها الجهة المانحة، ثم افصل تكلفة كل رحلة على حدة، على سبيل المثال، تكلفة سفر بالطائرة ذهاباً وإياباً ،الإقامة والوجبات، سيارات الأجرة، التأشيرة، إلخ (جامعة إيداهو 2010). ويمكنك التخطيط لسداد التكاليف لموظفيك على أساس التكاليف الفعلية أو مبلغ مقطوع محدد سلفاً  أو في مدفوعات يومية. ويمكن حساب الأخيرة من خلال إضافة بسيطة للتكاليف المحتملة التي قد يقوم موظف واحد بإنفاقها في يوم واحد (مع إقامة ليلة في فندق وبدون ) خارج  منطقته\ ها  السكنية.

·         المركبات: عادة، سيتم تضمين هذه التكاليف في بند السفر والإقامة. وقد تحتاج للنظر في تكاليف استئجار أو صيانة سيارةٍ لأغراض المشروع. وإذا كنت تخطط لقيادة سيارتك الخاصة، فمن الممكن أن  تطالب بمبلغ معين  لكل مِيل أو كلم.

·         المعدات المعمرة(الرأسمالية/الأصول):  تعتبر أي معدات أو أجهزة من المتوقع بقائها بحالة جيدة بعد فترة انتهاء المشروع أصولاً للشركة أو  معداتٍ رأسمالية. ولدى وكالات التمويل وجهات نظر مختلفة حول شراء وصيانة المعدات، لذلك يجب عليك التأكد من معرفة سياسة الوكالة قبل إدراج مثل هذه التكاليف في ميزانيتك (جامعة إيداهو 2010).

·         المستهلكات واللوازم: وتشمل ما يكفي من المال لتوريد جميع الأنشطة في المشروع. المواد الاستهلاكية  التقليدية  هي الأدوات الكتابية والطباعة، ولوازم الطباعة / الكمبيوتر، والبرمجيات.

التكاليف الغير المباشرة هي كل  التكاليف المؤهلة لتكون كذلك ولكن لا يمكن تحديدها من المستفيدين  بالرغم من ارتباطها المباشر بالمشروع ، ولكن عبر نظامها المحاسبي الخاص بها يمكن تحديد علاقتها بالتكاليف المباشرة للمشروع    (EC 2009). التكاليف غير المباشرة، وتسمى أيضاً النفقات العامة، هي تكلفة المرافق والتكاليف الإدارية، وعادة ما تكون تكاليف تشغيل وصيانة المباني (فواتير الكهرباء /الغاز /الماء) والأرضيات والمعدات، والاستهلاك، والرواتب الإدارية العامة والإدارات والمصروفات وتكاليف المكتبة. وعادة ما توضع قواعد لتحديد النفقات العامة في برنامج التمويل من قِبَل الجهة المانحة، لذا يجب التأكد من معرفة ما هي النسبة المئوية، إن وجدت، التي يسمح بها مصدر التمويل للتكاليف غير المباشرة، وتحديد أي جزء من ميزانيتك تنطبق عليه النسبة (EPA 2010). أحياناً تكون نسبة التكاليف غير المباشرة هي النسبة المئوية لمجموع التكاليف المباشرة، أو لتكاليف الموظفين، أو لبند الرواتب والأجور وحدها.

شكل الميزانية عادة ثلاثة أجزاء: (I) تكاليف الموظفين، و (الثاني) تكاليف غير الموظفين، (الثالث) التكاليف غير المباشرة المصدر: EPA (2010)   :http://www.epa.gov/ogd/recipient/tips.htm

•     من المهم أن تكون الميزانية واقعية، وإلا فإن الجهة المانحة لن تأخذها مأخذ الجد. من ناحية أخرى، قد يؤدي تقليل الميزانية إلى طريق مسدود أو حتى إلى إنهاءٍ كاملٍ للأنشطة في خضَمّ تنفيذها (PHILIP وآخرون 2008).
•       قبل إعداد الميزانية، قم بتحديد المبلغ الإجمالي المناسب لطلب التمويل. عادةً ما تخبرك المبادئ التوجيهية بالحد الأقصى للمبلغ المسموح به. اطلب الحد الأقصى إذا أمكنك أن تبرر ذلك، ولكن لا تطلب أبداً مبلغاً يزيد عما يسمح به البرنامج (جامعة إيداهو 2010).
•       يجب أن تكون الأرقام محددة. وتقريب بند إلى أقرب ألف دولار لا يبعث على الثقة. فهذا يوحي أيضاً أنك لم  تعمل جيدا على  إعداد الميزانية الخاصة بك (EPA 2010).
•       التخطيط الخاص بك ينبغي أن  يضع في الاعتبار حصول تغييرات. على سبيل المثال، ستحدث زيادة في تكلفة المعيشة قبل بدء المنحة. في هذه الحالة، يجب أن تضع الرواتب بناءً على زيادة الرواتب (EPA 2010).