4.5 Новый инструментарий для сотрудников

В этом модуле Вы получите некоторые идеи и инструменты для продуктивной работы на новой работе, а также передовые методы, чтобы произвести хорошее впечатление.

В первые дни и недели на новой работе Вы, скорее всего, встретите много новых людей и обычаев, а также от Вас будут ожидать своевременного выполнения обязанностей, с которыми Вы еще не знакомы.

Вам может быть интересно знать, производите ли Вы хорошее впечатление и все ли делаете правильно, но также пытаетесь выяснить, хорошо ли Вы вписываетесь в культуру компании. Здесь мы познакомим Вас с некоторыми передовыми практиками и инструментами для первых нескольких недель на новой работе и в дальнейшем.

Построение взаимоотношений

1. В первые несколько дней Вы познакомитесь со многими новыми людьми. Составьте и отрепетируйте краткую (устную) презентация о том, кто Вы, чем занимаетесь и почему Вы увлечены тем, что делаете.
2. Узнайте имена своих коллег. На то, чтобы запомнить их имена и чем они занимаются потребуется много времени. В течение первых нескольких недель Вы познакомитесь со многими людьми, и Вам может быть трудно запомнить их всех, поэтому ознакомьтесь с организационной структурой. Это также поможет Вам определить, с кем лучше всего сотрудничать в проектах и других мероприятиях.
3. Постарайтесь понять, что движет Вашим менеджером и как он предпочитает работать. У каждого человека свой стиль работы, своя внутренняя мантра о том, что его мотивирует. Это, скорее всего, повысит Ваши шансы построить с ним более прочные отношения.
4. Будучи новичком в команде, Вы можете стесняться участвовать в мероприятиях или выступать на собраниях, но используйте свое положение новичка как рычаг, задавайте много вопросов и будьте активным на мероприятиях. Большинство людей ценят любознательность и всплеск интереса в команде, поскольку это показывает готовность учиться и быть частью команды.

Производительность Продуктивность

Когда Вы начнете новую работу, у Вас появится ряд задач, которые Вы должны будете выполнить в определенные сроки. Узнайте, как Вы работаете, и определите ловушки, в которые Вы можете попасть.

Для многофункциональных сотрудников и менеджеров проектов:

• Прекратите быть многофункциональным сотрудником. Вы можете думать, что являетесь мастером многофункциональности, но попытка делать несколько дел одновременно обычно приводит к очень малому результату.  Мозг человека не предназначен для одновременного и эффективного выполнения нескольких задач.
• Устраните соблазны.
• Работайте с перерывами.
• Составьте план задач и действий с конкретными сроками.

Полезные инструменты:

Trello: Trello помогает визуализировать проекты, чтобы Вы точно знали, какое задание  к какому сроку нужно выполнить.

OneTab: OneTab — это надстройка для браузеров Chrome и Firefox, которая преобразует все открытые вкладки в более управляемый список URL-адресов, который Вы можете восстановить как группу или по отдельности в любое время. Делая это, OneTab уменьшает беспорядок во вкладках, экономит до 95% памяти и несколько смягчает полный хаос наличия десятков открытых веб-страниц на Вашем экране.

Asana: Asana — это комплексная платформа управления проектами, предназначенная для команд любого размера. 

Zapier: Zapier соединяет приложения, чтобы они могли обмениваться данными, и это позволяет Вам делать такие вещи, как автоматическая загрузка вложений Gmail на Google Диск или публикация нового сообщения в Slack каждый раз, когда редактируется документ Google Sheets.

Для прокрастинаторов (те, кто откладывает свои дела в долгий ящик)

• Ставьте  перед собой достижимые цели
• Выполняйте самые сложные задачи, когда Вы наиболее сосредоточены
• Найдите ответственного друга
• Составляйте ежедневные списки дел и отслеживайте выполнение задач

Полезные инструменты:

Stayfocused: это бесплатное приложение для браузера Chrome, которое ограничивает количество времени, которое Вы можете проводить на «веб-сайтах, отнимающих много времени», например таких как Facebook. Инструмент легко настраивается — выбирайте, какие веб-сайты (или определенные страницы) блокировать, на какой срок их блокировать и т. д.

Forest: Forest призывает Вас перестать пользоваться телефоном, который является одним из худших отвлекающих факторов при работе из дома.

Todoist: Todoist дает Вам полный контроль над Вашими задачами и позволяет легко отслеживать Ваш прогресс, не увязая в беспорядке отдельных списков выполняемых задач. Вы также можете делегировать задачи, расставлять приоритеты, создавать подзадачи и управлять ими, а также отслеживать свою производительность с помощью аналитических отчетов. Инструмент с похожими функциями — Microsoft To Do.

Для сотрудников «марафонцев» и «эстафетных команд»

Независимо от того, занимаетесь ли Вы этим в одиночку или в составе команды, работая непрерывно и оставаясь после работы, не означает, что Вы выполняете больший объем работы. Иногда лучший способ добиться цели — это какое-то время отойти от работы над задачей, а затем вернуться к ней со свежими силами.

Кроме того, при работе в команде иногда бывает сложно поддерживать постоянство общения. Это может привести к недопониманию и потенциальному конфликту.

• Делайте перерывы и чаще двигайтесь
• Обратите внимание на осанку
• Следите за временем, которое Вы тратите на одно дело, чтобы избежать утомленности
• Устраивайте короткие командные собрания - летучки, чтобы проверить ход работы
• Давайте обратную связь

Полезные инструменты:

Serene:  Помимо блокировки веб-сайтов и приложений, Serene поощряет Вас к высокопродуктивной работе в течение 20-90 минут с регулярными короткими перерывами. Это не позволит Вам тратить слишком много времени на выполнение одной задачи и развивать когнитивную усталость.

Calendly, Doodle: эти приложения помогают составить графики собраний и встреч.

Google Drive, Microsoft team, Dropbox  (или другие облачные платформы) - подходят для хранения и обмена документами в группе.

Slack: Организованный обмен мгновенными сообщениями для команд, которым необходимо работать вместе, включая функции голосовых и видеозвонков, обмен файлами и интеграцию с более чем 2000 других приложений для повышения производительности.

 Toggl:  Toggl позволяет легко и просто производить хронометраж, т. е. отслеживать часы, которые команда или отдельный пользователь тратит на выполнение задач. Сервис интегрируется со многими инструментами управления проектами и также инструментами совместной работы, такие как Trello, Google Drive и Asana.

Cold Turkey: Cold Turkey это инструмент для блокировки веб-сайтов и приложений с функцией Frozen Turkey, которая полностью блокирует доступ к Вашему компьютеру на запланированные периоды времени. Да, это немного экстремально, но иногда, особенно при работе из дома, это может быть важно, поскольку есть жизнь вне работы..

Другие советы и стратегии для повышения Вашей производительности

1. Планируйте свой день — составьте список основных задач, которые необходимо выполнить.
2. Час энергии - избегайте электронной почты и сразу приступайте к работе. Это задаст тон на весь день, 3- И даст Вам большое чувство выполненного долга, которое будет сопровождать Вас до самого дома.
3. Перерыв — сделайте перерыв примерно на 90 минут в день, выпейте кофе, потянитесь и немного пройдитесь.
4. Временные отрезки - разделите свой день на задачи, чтобы не завязнуть в монотонности нудной работы.
5. Ответьте на электронные письма — найдите время, чтобы ответить на электронные письма, чтобы они не накапливались.
6. Слушайте музыку — это может сработать для некоторых людей, но не для всех, но это может помочь ослабить внешние отвлекающие факторы, а также зарядить Ваш день энергией.
7. Пейте больше жидкости– избегайте обезвоживания.
8. Покиньте свое рабочее место во время обеда.
9. Профессиональный подход к работе — никаких личных писем, социальных сетей в рабочее время.

Организуйте рабочее пространство так, чтобы оно было удобным для Вас. Некоторым людям необходимо находиться рядом со свежим воздухом, иметь естественное освещение и т.д.